Cursisten, accounts en groepen

Bij de meeste leerplatformen maakt de cursist een account en meldt zich aan voor een cursus. Dat past bij een webshop met losse trainingen. Het past niet bij iemand die een cursus geeft aan een groep die je kent.

In Leermanager nodig jij uit. Iedereen die je toevoegt krijgt een eigen account en een link om een wachtwoord te kiezen. Er is geen aanmeldpagina waar een onbekende zich kan inschrijven, dus er is ook geen lijst met aanmeldingen die je moet goedkeuren.

De praktische kant — je lijst uit Excel als bestand neerzetten en wat je doet als iemand niets doet — staat in cursisten uitnodigen. Wat de AVG van je vraagt zodra je accounts voor anderen aanmaakt, staat in de AVG en de gegevens van je cursisten.

Geef je dezelfde cursus drie keer per jaar aan een nieuwe ploeg, dan wil je die ploegen niet in één lijst. Een groep is een lichting binnen een cursus, met een naam en desgewenst een begin- en einddatum.

Elke cursist zit in ten hoogste één groep per cursus. De groepen staan in de cursus zelf, op de tab Groepen: wie erin zit staat er met naam bij — met een vinkje achter wie klaar is en een percentage achter wie nog bezig is — en de knop Nieuwe groep maakt de volgende lichting aan zonder de cursus te verlaten. Zo is de vraag "zit Sanne in maart of in september" één klik en geen omweg langs de cursistenlijst. De periode van een lichting vul je in wanneer je wilt en pas je later aan; die is informatief en sluit niets af.

Een nieuwe groep aanmaken kan ook op het moment dat je hem nodig hebt: in het uitnodigingsvenster, naast de groepskeuze. Je zet de lijst van de nieuwe lichting neer, maakt daar de groep bij en verstuurt — zonder het venster te sluiten en je bestand opnieuw neer te zetten.

Is iedereen klaar, dan zegt de kaart dat. “Iedereen is klaar. Sluit deze lichting af, dan komt er niemand meer bij — je kunt hem later weer openen.” Afsluiten is geen eindpunt en gooit niets weg: de cursisten houden hun toegang, hun voortgang en hun resultaten, er komt alleen niemand meer bij. Dat scheelt de vergissing waarin over een jaar iemand in de ploeg van vorig voorjaar terechtkomt.

Bij meer dan twaalf namen staan de eerste twaalf er, met "en nog zoveel" erachter — een muur van tweehonderd namen is geen overzicht. Voor de volledige lijst is er Bekijk deze groep, en voor op papier de presentielijst als CSV.

Een lichting die klaar is, sluit je af. Dat betekent precies één ding: er komt niemand meer bij. Uitnodigen, importeren of iemand verplaatsen naar die lichting wordt geweigerd met een melding, en de lichting zakt in de keuzelijsten naar achteren met "afgesloten" erachter. Wat het níet doet: je cursisten merken er niets van. Ze houden hun toegang, hun voortgang en hun certificaat, en de lichting blijft in je overzichten, je exports en je mailselectie staan — je wilt de ploeg van maart volgend jaar nog kunnen mailen. Afsluiten is er om je eigen lijsten kort te houden, niet om iemand buiten te sluiten.

Op de cursistenlijst staan drie keuzelijsten: cursus, lichting en status — alles, nog niet ingelogd, actief, afgerond of ingetrokken. Het zoekveld werkt daar dwars doorheen: het filter bakent de groep af, het zoekveld vindt één persoon.

Twee dingen springen eruit zonder dat je hoeft te filteren. Wie nog nooit heeft ingelogd, draagt een gele aanduiding. En wie vastzit — gezakt voor een toets en geen poging meer over — draagt een rode: die persoon kan zelf niets meer en wacht op jou. Dat is niet aan zijn voortgangsbalk te zien, integendeel: iemand die alle lessen deed en op de eindtoets strandde, staat op 100%. Geef je hem een extra poging, dan verdwijnt de aanduiding vanzelf.

Dat filter zit in de URL, en dat is geen detail. Drie dingen volgen wat je op dat moment bekijkt, en die staan alle drie onder de lijst: de twee exportknoppen (Cursisten en Resultaten), Iedereen mailen, en de link die je een collega stuurt. Kijk je naar de ploeg van maart, dan krijgt de CSV die ploeg — met de naam van de lichting in de bestandsnaam, zodat er niet drie bestanden met dezelfde naam in je downloadmap liggen. Eén uitzondering, met opzet: de status gaat níet mee in een export. Een presentielijst met alleen de mensen die al ingelogd zijn, is geen presentielijst — juist wie er nog niet in zit, is de reden dat je hem uitprint.

Is dit je hoofdprobleem — een paar cursussen die je meerdere keren per jaar geeft — dan beschrijft voor kleine opleidingsinstituten die situatie van voren af aan. Bij een vereniging speelt iets anders mee: daar is de overdracht aan een opvolger het echte probleem, en dat staat in voor verenigingen en clubs.

Naast naam en e-mailadres kun je per deelnemer een klantnummer, bedrijf of afdeling, functie, telefoonnummer en een aantekening kwijt. Het klantnummer is er om te koppelen: heb je een boekhoudpakket of een inschrijfsysteem, dan zet je dat nummer hier neer en staat het in beide exports als eerste kolom. Sorteren of een verticaal zoeken in Excel is dan één handeling.

De aantekening is voor jou. Wie de factuur krijgt, dat iemand een dagdeel heeft gemist, dat er een certificaat per post moet — die dingen. De cursist ziet dat nooit, en het staat met opzet níet in de export, want dan gaat het mee als je het bestand naar een opdrachtgever stuurt.

Het zijn vaste velden en geen velden die je zelf kunt aanmaken. Dat is een keuze: zelf velden definiëren betekent een instellingenpagina om die velden te maken en een export die er bij elke organisatie anders uitziet. Voor wie één cursus geeft aan vijftien mensen is dat gereedschap zonder werk.

Heb je de gegevens al in Excel staan, dan vul je ze niet met de hand in. Op de tab Lijst importeren van het uitnodigingsvenster zet je je CSV neer. Daarna staat er een regel per kolom, met de eerste twee waarden eronder en een keuzelijst ernaast: E-mailadres, Naam, Klantnummer, Bedrijf, Functie, Telefoon of Niet importeren. Kolomnamen die wij kennen staan al goed; heet jouw kolom "Werknemer-ID", dan wijs je hem in één klik aan. Dat werkt ook als er helemaal geen koprij boven je lijst staat — je kiest dan op wat er in de kolom staat.

Je ziet een voorbeeld van de eerste regels en welke regels overgeslagen worden voordat er iets gebeurt. Staat er iemand tussen die nog geen account heeft, dan krijgt die een uitnodiging waarop zijn klantnummer meereist. Nog geen lijst? In het venster haal je een voorbeeldbestand in Excel op met de zes kolommen erin; de hele route staat in een deelnemerslijst importeren.

Waar het ophoudt. Een xlsx-bestand kunnen we niet lezen — sla het in Excel op als CSV; dat is één handeling. Eén veld komt uit één kolom, dus je kunt geen twee kolommen samenvoegen tot één naam. En de aantekening kun je niet importeren: die is voor jou en hoort niet uit een bestand te komen dat je van een opdrachtgever kreeg.

Soms moet er iets naar de hele groep dat niet in een les hoort. De locatie is gewijzigd, de deadline schuift een week op, neem je eigen laptop mee. Daar is één knop voor: onderwerp, bericht, versturen.

Iedereen staat in bcc. Niemand ziet de adressen van de anderen — een deelnemerslijst van een cursus is een persoonsgegeven en niet iets om per ongeluk rond te sturen. Vóór je verstuurt zie je hoeveel mensen het worden, en je kunt de selectie beperken tot één cursus, tot de lichtingen die je daarbinnen aanvinkt, of alleen de mensen die hun uitnodiging nog niet hebben gebruikt. Antwoorden komen bij jouw eigen adres terecht, niet bij een noreply-adres.

Wie je toegang hebt ingetrokken, krijgt niets. Dat geldt altijd en niet alleen als je een cursus kiest: die persoon kan de cursus niet openen, dus een bericht met een link erheen is een dode deur. Hij blijft wél in je omgeving staan met zijn resultaten — intrekken verwijdert niets — maar hij staat niet meer in je verzendlijst. Iemand die je net hebt toegevoegd en nog geen cursus gaf is een ander geval: die is niet buitengesloten maar nog niet begonnen, en die mail je juist wél. Daar is de selectie alleen wie zijn uitnodiging nog niet gebruikte voor.

Heb je geen mailserver ingesteld, dan zet Leermanager de adressen klaar om te kopiëren naar je eigen mailprogramma — met de instructie om ze in het bcc-veld te zetten en niet in cc.

Elk bericht komt in een lijst onder je cursisten te staan, met de tekst erbij. Dat is er om twee redenen: zo'n bericht gaat via de mailserver van Leermanager en staat dus niet in je eigen verzonden-map, en met twee beheerders wil je kunnen zien of je collega al gemaild heeft voordat de groep het twee keer krijgt.

In diezelfde lijst staan ook de herinneringen, met Herinnering of Bericht ervoor. Eén lijst en geen twee: de vraag is "wat is er naar mijn cursisten gegaan", en die vraag kent het onderscheid niet. Bij een herinnering zie je alleen de regel die je er zelf bij typte — de rest is een vaste tekst en die staat niet dertig keer in je logboek. En op het moment dat het uitmaakt zie je het ook zonder te zoeken: als je de herinneringsknop opent, staat erboven wanneer er voor deze cursus voor het laatst een ronde uitging en door wie.

Dat klinkt technisch en het is merkbaar: dezelfde persoon kan cursist zijn bij de ene aanbieder en docent bij de andere. Eén e-mailadres, één wachtwoord, twee petten.

Zit je bij meer dan één organisatie, dan staat er een wisselaar in de kop van het beheer en in je accountmenu in de leeromgeving. Je landt na het wisselen op de plek die bij je rol daar hoort — ben je cursist bij de organisatie waar je naartoe gaat, dan kom je in de leeromgeving en niet in een beheerscherm waar alles op slot zit.

Bij één organisatie staat die wisselaar er niet. Een keuzelijst met één optie is geen keuze, en de meeste mensen hebben er één.

Hij leest het, en niet als een storing. De cursus verdwijnt van zijn overzicht en op die plek staat Je toegang is ingetrokken: dat jij dat gedaan hebt, en dat hij het bij jou moet vragen als dat niet klopt. Geen leeg scherm dat doet alsof hij nooit ingeschreven was — dan wacht hij op een uitnodiging die hij allang gehad heeft.

Een certificaat dat hij al had gehaald, blijft staan. De code erop is publiek na te trekken en blijft dat, dus zijn eigen kopie weghalen zou alleen hém in de weg zitten. Die staat op zijn overzicht onder Eerder behaald, met de cursus en de datum erbij. Wil je het bewijs zelf intrekken, dan is dat een andere knop: Intrekken in de certificatenlijst haalt de code weg, en daarna zegt de controlepagina dat er geen certificaat met die code is.

Waar het ophoudt: de rest van de cursus is dicht. Lessen, naslag, toetsen en de chat geven een 404, ook via een link die hij had bewaard, en een nieuw certificaat krijgt hij niet meer. Zijn voortgang en resultaten blijven in jouw omgeving staan — intrekken verwijdert niets.

De meest gestelde vraag van elke cursusgever, en er staan twee knoppen voor bij elke openstaande uitnodiging.

Opnieuw maakt een verse link en mailt hem nog een keer. De klok begint opnieuw, dus je krijgt geen link die morgen alsnog verloopt. De oude link werkt daarna niet meer — dat is geen keuze maar een gevolg: wij bewaren van een uitnodigingslink alleen een versleutelde afdruk en kunnen hem niet teruglezen, dus opnieuw versturen betekent een nieuwe maken. Het komt goed uit ook, want een uitnodiging die bij het verkeerde adres belandde, is daarmee dood.

Intrekken haalt hem weg. Typ je jan@bedrijf.nl waar bedrijf.com moest staan, dan hoeft dat adres niet twee weken in je lijst te blijven staan — en het kan die uitnodiging ook niet meer gebruiken.

Heb je geen mailserver ingesteld, dan krijg je bij opnieuw versturen de link te zien met een kopieerknop, zodat je hem zelf kunt sturen. Is de mail wél verstuurd, dan tonen we de link niet: hij is een sleutel, en die hoort niet zonder reden in je beheerscherm te staan.

Waar het ophoudt: een uitnodiging die al gebruikt is, kun je niet intrekken of opnieuw sturen. Daar staat dan een account tegenover, en dat is een ander gesprek — die persoon logt gewoon in, en is het wachtwoord kwijt dan vraagt hij dat zelf opnieuw aan op de inlogpagina.